مقایسه سند نیازمندی (Requirements Document) و RFP (Request for Proposal) در پروژه‌های نرم‌افزاری

در پروژه های نرم افزاری، دو سند مهم وجود دارد که گاهی با هم اشتباه گرفته می‌شوند: سند نیازمندی (Requirements Document) و درخواست پیشنهاد یا RFP (Request for Proposal). سند نیازمندی در واقع توضیح دقیق و کامل از آن چیزی است که نرم افزار یا یک پروژه طراحی سایت اختصاصی باید انجام دهد. این سند شامل جزئیاتی درباره قابلیت‌ها، ویژگی‌ها، عملکردها، محدودیت‌ها و حتی الزامات غیرعملکردی مثل سرعت و امنیت است. هدف از تهیه این سند این است که همه افراد تیم توسعه، طراحان و ذینفعان پروژه، دید مشترک و یکسانی از آنچه باید ساخته شود داشته باشند. معمولاً این سند توسط کارفرما یا تحلیلگر سیستم و با همکاری ذینفعان نوشته می‌شود و بسیار دقیق و فنی است.

در مقابل، RFP یا درخواست پیشنهاد، سندی است که کارفرما منتشر می‌کند تا شرکت‌ها یا تیم‌های نرم افزاری علاقه‌مند بتوانند پیشنهاد خود را برای انجام پروژه ارائه کنند. در این سند، شرح کلی پروژه، اهداف اصلی، نیازهای مهم، زمان‌بندی مورد انتظار و شرایط همکاری ذکر می‌شود. برخلاف سند نیازمندی که برای تیم داخلی و جزئیات فنی است، RFP بیشتر برای بیرون از سازمان نوشته می‌شود تا پیمانکاران بتوانند بر اساس آن، راهکار، زمان و هزینه پیشنهادی خود را اعلام کنند.

به طور خلاصه، سند نیازمندی روی این متمرکز است که نرم افزار دقیقاً چه کار باید بکند و چگونه باید ساخته شود، در حالی که RFP برای پیدا کردن کسی است که بتواند آن نرم‌افزار را بسازد. اولی به تیم داخلی می‌گوید "چه می‌خواهیم"، دومی از پیمانکار می‌پرسد "آیا می‌توانید این را بسازید و با چه هزینه‌ای؟"

سند نیازمندی نرم‌افزاری (Software Requirements Document – SRD)

سند نیازمندی نرم افزاری یا Software Requirements Document (SRD) یک متن رسمی و کامل است که توضیح می‌دهد یک نرم‌افزار قرار است چه کارهایی انجام دهد، چه ویژگی‌هایی داشته باشد و تحت چه شرایطی کار کند.

این سند مثل یک نقشه راه برای تیم توسعه عمل می‌کند؛ همه جزئیات لازم را در خود دارد تا طراحان، مدرس برنامه‌نویسی، برنامه‌نویسان، تست‌کنندگان و حتی کارفرما دقیقاً بدانند خروجی نهایی باید چه شکلی باشد.

محتوای (SRD) چیست؟

محتوای SRD شامل موارد زیر می‌شود:

• اهداف و دلایل ساخت نرم‌افزار
• قابلیت‌ها و عملکردهای مورد نیاز (Functional Requirements)
• الزامات غیرعملکردی مثل امنیت، سرعت، سازگاری با دستگاه‌های مختلف
• محدودیت‌ها یا قوانین خاصی که باید رعایت شود
• شرایط تست و معیارهای پذیرش نرم‌افزار

هدف (Software Requirements Document – SRD) چیست؟

هدف اصلی Software Requirements Document (SRD) این است که یک تصویر واضح، دقیق و مشترک از انتظارات و نیازهای نرم‌افزار ایجاد کند تا همه افراد درگیر پروژه — از کارفرما گرفته تا برنامه‌نویس و تست‌کننده — بدانند باید چه چیزی ساخته شود و چه معیارهایی برای موفقیت وجود دارد.

پیشنهاد مطالعه: معماری‌های وب مدرن ۲۰۲۵: انتخاب بین SPA، PWA و Serverless

درخواست ارائه پیشنهاد (RFP) برای پروژه نرم‌افزاری

تعریف 

درخواست ارائه پیشنهاد یا همان RFP (Request for Proposal) در پروژه‌های نرم‌افزاری یک سند رسمی است که توسط سازمان یا کارفرما تهیه و منتشر می‌شود تا از شرکت‌ها یا تیم‌های توسعه نرم‌افزار بخواهد پیشنهادات خود را برای انجام یک پروژه مشخص ارسال کنند.

این سند معمولاً شامل توضیح کلی درباره پروژه، اهداف آن، نیازمندی‌های اصلی، زمان‌بندی مورد انتظار، شرایط همکاری و معیارهای انتخاب پیمانکار است. هدف اصلی از ارسال RFP این است که کارفرما بتواند با دریافت چند پیشنهاد، بهترین گزینه را از نظر کیفیت، قیمت و زمان‌بندی انتخاب کند.

محتوای (RFP) چیست؟

محتوای یک (RFP) یا درخواست ارائه پیشنهاد معمولاً شامل بخش‌ها و اطلاعات مهمی است که به شرکت‌ها یا تیم‌های متقاضی کمک می‌کند تا بفهمند پروژه چه نیازهایی دارد و چگونه باید پیشنهاد خود را ارائه کنند.

به طور کلی، محتوای RFP شامل موارد زیر است:

• معرفی پروژه و سازمان: توضیح مختصری درباره سازمان درخواست‌دهنده و کلیات پروژه.
• اهداف پروژه: بیان اهداف کلی که قرار است پروژه به آن‌ها برسد.
• شرح نیازمندی‌ها: بخش مهمی که نیازهای اصلی پروژه، ویژگی‌ها و عملکردهای مورد انتظار را به صورت کلی بیان می‌کند.
• دامنه و محدوده پروژه: تعریف محدوده کار و آنچه داخل یا خارج از پروژه است.
• شرایط و معیارهای همکاری: قوانین، شرایط پرداخت، نحوه تحویل، تعهدات طرفین و سایر موارد قراردادی.
• زمان‌بندی مورد انتظار: جدول یا بازه زمانی که کارفرما برای اجرای پروژه در نظر گرفته است.
• روش ارسال پیشنهادات: راهنمایی درباره چگونگی و مهلت ارسال پیشنهادها، فرمت مدنظر و اطلاعات تماس.

• معیارهای ارزیابی و انتخاب: معیارهایی که بر اساس آن‌ها پیشنهادها بررسی و بهترین انتخاب انجام می‌شود، مثل قیمت، تجربه، زمان تحویل و کیفیت.

  این ساختار به متقاضیان کمک می‌کند تا یک پیشنهاد کامل و منظم ارائه کنند و کارفرما هم بتواند با مقایسه درست پیشنهادها، بهترین پیمانکار را انتخاب نماید.

به زبان خیلی ساده، SRD سندی است که می‌گوید این نرم‌افزار باید چه کار کند و چگونه باید کار کند، و همه تیم باید بر اساس آن پیش بروند.

هدف (RFP) چیست؟

هدف اصلی از درخواست ارائه پیشنهاد یا همان RFP این است که سازمان یا کارفرما بتواند از میان شرکت‌ها و تیم‌های مختلف، بهترین پیشنهاد برای انجام پروژه خود را دریافت کند. به این ترتیب، کارفرما می‌تواند راهکارهای متنوعی را که هر کدام از پیمانکاران ارائه می‌دهند، بسنجد و با مقایسه دقیق شرایط فنی، مالی و زمانی هر پیشنهاد، تصمیم بهتری برای انتخاب پیمانکار بگیرد.

از سوی دیگر، RFP به کارفرما کمک می‌کند تا انتظارات و نیازهای پروژه را به شکل شفاف و واضح تعریف کند تا همه طرف‌ها دقیقاً بدانند پروژه قرار است چه چیزی باشد و چه شرایطی دارد. این شفافیت باعث می‌شود که ریسک اشتباه در انتخاب پیمانکار یا در اجرای پروژه کاهش یابد و مشکلات بعدی کمتر شود.

همچنین، با ارسال RFP، یک فضای رقابتی سالم ایجاد می‌شود که شرکت‌ها را به ارائه بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت ترغیب می‌کند. در نتیجه، پروژه با کیفیت بالاتر، هزینه منطقی‌تر و در زمان مناسب‌تری اجرا خواهد شد.

در کل، هدف از RFP ایجاد یک فرایند منظم، شفاف و عادلانه برای انتخاب پیمانکار است که به موفقیت پروژه کمک می‌کند و رضایت همه طرف‌ها را جلب می‌نماید.

پیشنهاد مطالعه: لیست کامل عناصر css

تفاوت‌های کلیدی در حوزه نرم‌افزار

دو نمونه سند نیازمندی SRD و سند RFP 

در اینجا دو نمونه  SRD و  RFP که تیم ما برای مشتریانمون طراحی کرده را برای دانلود و استفاده  قرار داده ایم . در ابتدای این فایل پی دی اف سند نیازمندی و در ادامه امکانات مورد نیاز در این پروژه بیان شده است.

Project_Requirements_Hegic